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Subunternehmer sollen Mängel/Rückmeldungen per Mitteilung an uns senden können
Subunternehmer sollen die Möglichkeit haben, uns direkt über docu tools eine kurze Mitteilung zu einer zugewiesenen Aufgabe zu schicken – z. B. bei einem Mangel oder einer Auffälligkeit vor Ort. Praxisbeispiel: Ein Subunternehmer stellt bei der Ausführung fest, dass an einer Stelle die Dämmung fehlt, und möchte dies kurz zurückmelden, ohne selbst eine neue Aufgabe oder einen Pin anlegen zu müssen. Gewünschte Lösung: Eine einfache Mitteilungsfunktion innerhalb der Aufgabe, über die Subunternehmer kurze Rückmeldungen/Notizen an den Auftraggeber senden können. (Dieser Punkt stammt aus einer Sammel-Rückmeldung von Wolfgang Hartmann mit mehreren Anliegen – siehe Freimeldung von Aufgaben per PDF über Link/QR-Code.)
Nur offene Aufgaben anzeigen
Es gibt keine Möglichkeit nur offene, abgelehnte und erledigte Aufgaben anzuzeigen. Es werden immer auch die geschlossenen angezeigt. (Sehr störend, verlängert die Bearbeitungszeit enorm.
Sortierung Aufgaben
Generell die Aufgaben werden nach nicht nachvollziehbaren Kriterien sortiert. Wäre gut entweder chronologisch oder nach Titel (am besten wählbar)
Subunternehmer Berechtigung zum neu Zuweisen
Hätte gerne die Möglichkeit die Arbeiten anders zuzuweisen. (In unserem Fall GU der intern weiterverteilten will). Meiner Meinung nach wichtiges Tool wenn ein Bauherr als Admin einem GU Aufgaben zuweist. Allerdings soll der GU deswegen nicht Adminrechte bekommen.
Gleiche Ordnerstrukturen für alle Projektmitglieder
Wir haben größere Bauprojekte und organisieren die Pläne in unseren Projekten in Ordnern. Projektmitglieder mit der Rolle Subunternehmer können diese Ordner nicht sehen. Das erschwert das Auffinden von Plänen und die einheitliche Kommunikation im Projekt, denn die Darstellung ist abhängig von der Rolle des Projektmitglieds. Es wäre schön, wenn man auch für Subunternehmer die Ordner-Struktur einblenden könnte.
Aktion „Anheften“ schließen, sobald alle zugehörigen Aufgaben geschlossen sind
Wenn alle zugehörigen Aufgaben abgeschlossen sind, könnten wir vielleicht eine Art Schnellaktion einrichten, mit der man den Pin auf einen Blick schließen kann, um die Verwaltung zu optimieren
Nachträgliches Hinzufügen von Bildern bei Aufgabenkommentaren
Als Nutzer:in würde ich mir wünschen, bei Aufgabenkommentaren nachträglich Bilder hinzufügen zu können. Derzeit muss man hier einen neuen Kommentar anlegen.
Smartphone - Aufgabenliste
Um vor allem für Monteure bzw. alle Benutzer mit der Rolle „Subunternehmer“ die vor allem Aufgaben abarbeiten sollen, wäre eine übersichtliche Liste ihrer offenen Aufgaben auf dem Smartphone wünschenswert. Gleich wie sie auf dem Tablet und im Web bereits vorhanden ist.
Aufgaben Datum - nach Auswahl des Datums automatisch schließen
Ich glaube für die Usability ist es angenehmer und schneller, dass der “Speicher” Button bei der Auswahl vom Datum weg kommt und beim Klicken auf das Datum das Fenster schließt und das Datum hinterlegt wird. Sollte ich tatsächlich das falsche Datum auswählen, kann ich ja dann nochmal öffnen…
Aufgaben - Kanban Übersicht zusätzlich einführen und Funktionen für die Aufgaben
Eine Kanban Übersicht bei “Aufgaben” wäre von Vorteil für die Bearbeitung. Man könnte die X Achse mit Offen, Erledigt, Zurück gewiesen, evtl. In Bearbeitung erschaffen. Und man könnte die Y Achse variabel für Gruppierungen anlegen. Bsp: Gruppiere die Aufgaben in Kategorien, oder Dataset-Gewerke oder Dataset-Tops Optional: In dieser Übersicht lässt sich die Aufgabe per Drag and Drop auf Erledigt oder Zurück gewiesen verschieben. Man kann unter Einstellungen einstellen, ob man sich der Status der Aufgabe direkt ändert beim verwenden von Drag and Drop, oder ob die Aufgabe einfach nur aufgeht.
Teilen von Pins ohne Berichterstellung
Als Nutzer:in würde ich mir wünschen, dass man Pins auch ohne Berichterstellung mit anderen docu tools Nutzern innerhalb der Mobilen Apps teilen bzw. auf diese verlinken könnte.
Medien und Dateiupload für Aufgaben
Als Nutzer:in würde ich mir wünschen, auch bei Aufgaben, Dateien (Bildateien, Skizzen etc.) in gleicher Weise wie bei Pins hinzufügen zu können.
Filtergruppen für Aufgaben
Als Nutzer:in würde ich mir wünschen, ähnlich wie bei Pins Filtergruppen für Aufgaben erstellen zu können. Dies würde bei der regelmäßigen Erstellung von Aufgabenberichten sehr viel Zeit sparen, da man die Filter nicht jedesmal manuell setzen muss.
Teams unabhängig von Benutzerrollen bilden
Als Nutzer:in möchte ich Team-Mitglieder mit unterschiedlichen Rollen (z. B. Admins, Assistent:innen, Subunternehmer:innen) in einem gemeinsamen Team zusammenfassen können – unabhängig von ihrer Benutzerrolle –, um sie nach gemeinsamen Merkmalen (z. B. Gewerk) gemeinsam informieren und adressieren zu können. Aktuell ist das nur möglich, wenn alle die gleiche Rolle haben. Optional könnte man Nutzer:innen mit höheren Rechten im Rahmen des Teams auf die niedrigste im Team vertretene Rolle begrenzen, um gleiche Sichtbarkeiten und Berechtigungen sicherzustellen.
Aufgabenliste: Nach Pin-Feldern filtern
Ich möchte in der Aufgabenliste gezielt nach Werten aus Pin-Feldern filtern können – etwa nach einem Schieberegler für Priorität. Beispiel: Zeige mir alle Pins mit dem Wert „hoch“, in denen noch offene Aufgaben vorhanden sind. Das würde das Aufgabenmanagement deutlich gezielter und effizienter machen.
Aufgaben-Teamzuordnung analog zur Pin-Logik
Analog zur bestehenden Logik bei Pins sollte auch bei Aufgaben gespeichert werden, zu welchem Team der:die Ersteller:in zum Zeitpunkt der Erstellung gehört hat. Hintergrund: Wenn ein Teammitglied (z. B. mit der Rolle „Assistent“ oder „Externe:r Betrachter:in“) eine Aufgabe erstellt und später das Projekt verlässt, können andere Teammitglieder diese Aufgabe derzeit weder bearbeiten noch auf „geschlossen“ setzen – außer sie verfügen über Administratorrechte. Das führt in der Praxis zu unnötigen Einschränkungen bei der Weiterbearbeitung, insbesondere in kollaborativen Teams mit beschränkten Rechten. Durch eine automatische Teamzuordnung ließe sich diese Lücke schließen: Alle Mitglieder desselben Teams hätten weiterhin Zugriff auf die Aufgaben – genau wie es bei Pins bereits der Fall ist.
Erneutes senden einer Einladung als Mitglied
Also docu tools Benutzer möchte ich in der Lage sein, eine Einladung für einen Benutzer als Mitglied in ein Projekt erneut senden zu können, damit ich sicher stellen kann, dass der Benutzer sich auch in docu tools registriert. Derzeit lade ich immer viele Personen als Mitglied ein, aber ein paar nehmen die Einladung nicht an. Hier möchte ich dann die Einladung erneut senden können.
Direkte Teamzuweisung bei neuen Benutzer:innen
Als Nutzer:in würde ich es praktisch finden, neue Benutzer:innen schon beim Einladen direkt einem Team zuweisen zu können – noch bevor der Account bestätigt wurde. Aktuell sind neue Accounts zunächst „leer“, was bei den eingeladenen Personen oft zu Verwirrung führt. Eine direkte Teamzuordnung würde den Einstieg klarer und strukturierter machen.
Verbesserungsvorschlag: Lizenzpflichtige Rollen
Hallo liebes Docu Tools Support Team, immer wieder muss ich den PRojekten erklären, welche Rollen kostenpflichtig sind und welche nicht. Eigentlich sind alle Informationen dazu in eurer Hilfeseite (Projektmitglieder und Rollen – docu tools Help Center © 2024 (docu-tools.com)) enthalten. Aber die Lizenzpflicht ist im Fließtext versteckt. Könntet ihr in die Übersichtstabelle der Rollen nicht noch eine Zeile hinzufügen, in die ihr für jede Rolle, die Lizenzpflichtig ist einen Haken setzt? Das würde die Thematik sehr einfach und übersichtlich zusammenfassen. Um meine Anregung zu verdeutlichen habe ich mal ein Mock-Up als PNG angehängt. Viele Grüße, Hendrik Müller
Freimeldung von Aufgaben per PDF über Link/QR-Code (ohne docu tools-Zugang)
Subunternehmer ohne eigenen docu tools-Zugang sollen zugewiesene Aufgaben trotzdem direkt zurückmelden ("freimelden") können – z. B. über ein PDF, das per Link oder QR-Code geöffnet wird. Praxisbeispiel: Ein neuer Subunternehmer erhält eine Aufgabe zugewiesen, hat aber (noch) keinen eigenen Zugang zu docu tools. Aktuell gibt es für ihn keine Möglichkeit, den Erledigungsstatus digital zurückzumelden, ohne selbst als Nutzer im Projekt angelegt zu werden. Gewünschte Lösung: Ein Freimeldungs-PDF (z. B. per Link oder QR-Code auf dem ausgedruckten oder verschickten Bericht), über das der Subunternehmer die Aufgabe ohne eigenen docu tools-Account als erledigt zurückmelden kann. (Dieser Beitrag enthielt ursprünglich mehrere Anliegen in einer Sammel-Rückmeldung von Wolfgang Hartmann. Die weiteren Punkte wurden in eigene Beiträge aufgeteilt: Zugriff auf eigene Berichtsvorlagen und Mängel/Rückmeldungen per Mitteilung.)